Was ist wirklich dringend und was ist wichtig?

Wenn Sie Selbständiger oder Unternehmer sind, dann verfügen auch Sie wahrscheinlich über zu wenig Zeit um alle Aufgaben zu erledigen.

Wir sehen das auch bei uns selbst und unseren Mitarbeitern. Deshalb haben wir damit begonnen, mit allen neuen Mitarbeitern, zum Start im Unternehmen, gleich am ersten Tag, eine Zeitmanagement Schulung durchzuführen.

 

Zeitmanagement – das gibt es gar nicht

Wobei das Wort Zeitmanagement natürlich schon ein kompletter Schwachsinn ist. Denn Zeit lässt sich nicht managen. Sie können nur Menschen und Ressourcen managen. Aber „die Zeit“ ist immer gleich. Trotzdem versuchen wir, unsern Mitarbeitern die wichtigsten Ideen dazu beizubringen.

Unser Ansatz:

Tagesplanung

Starten Sie nicht einfach in den Arbeitstag. Planen Sie kurz durch, was sie heute erreichen möchten. Nehmen Sie sich dafür maximal 10 Minuten Zeit.

Was muss gemacht werden?

3 Dinge, die den Tag erfolgreich machen

Versuchen Sie für jeden Tag 3 Dinge festzulegen, die Sie wirklich weiterbringen. Wenn diese 3 Dinge erledigt sind, ist dieser Tag bereits ein Erfolg. Deshalb sollten diese Aufgaben auch als erste am Morgen  Alles was dann noch dazu kommt ist sozusagen ein Bonus. Natürlich haben Sie viel mehr vor als nur 3 Dinge. Aber Sie können die Welt nicht an einem Tag erobern.

20 – 90 Minuten-Blöcke

Versuchen Sie nicht 8 oder 10 Stunden am Stück durchzuarbeiten. Alle 20 bis 90 Minuten sollten Sie eine kurze Pause einbauen. Nur für ein paar Minuten. Zum Beispiel um den Wasserkrug aufzufüllen oder einen Kaffee zu holen. Dadurch ändert sich kurzfristig der Fokus und Sie können mit neuen Gedanken weiterarbeiten.

Am besten schon am Vortag planen

Und am besten ist, wenn du das ganze am Vortag planst. Was auch noch ganz wichtig ist, was da jetzt nicht steht, was ich immer wieder meinen Mitarbeitern sage.

Outlook ist KEIN guter Start in den Tag

Beginnen Sie den Tag nicht damit, dass Sie Ihr E-Mail Programm öffnen. Erledigen Sie zuerst die drei wichtigsten Dinge, die Sie,  am besten schon am Tag davor geplant haben. Erst danach sollten Sie Ihren E-Mail Posteingang ansehen. Denn ab da, sind Sie dann, sozusagen im „Feuerlösch-Modus“ um alle neuen Herausforderungen zu meistern, die per E-Mail bei Ihnen angekommen sind.

Die Covey Quadranten

Falls Sie Unternehmer oder Selbstständig sind, also nicht Mitarbeiter, gibt es ein System, um Ihre Aufgaben sinnvoll einzuteilen.

Der Autor Steven Covey hat es in einem seiner Bücher beschrieben und damit teile ich meine Zeit als Geschäftsführer ein. Dabei werden alle Aufgaben in einen von vier Quadranten eingeteilt.

Dringend ist nicht gleich wichtig

Bei dieser Matrix werden die Aufgaben in dringend/nicht dringend und wichtig/nicht wichtig aufgeteilt. Wobei es wichtig ist zu verstehen, wie man sich in jedem Quadranten „fühlt“.

„Dringend und wichtig“

Hier fühlt man sich unter Stress. Eigentlich, wie ein Feuerlöscher. Wenn Sie sich den ganzen Tag mit Aufgaben aus diesem Segment beschäftigen, werden Sie langfristig ausbrennen. Trotzdem sind dies Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen. Aber Vorsicht! Nur weil etwas „dringend“ ist, ist es nicht automatisch auf „wichtig“. Leider verbringen viele Selbständige ihre Zeit hier, vor allem, wenn sie alles selbst machen wollen. 

„Nicht dringend und wichtig“

Hier sollten Unternehmer viel Zeit verbringen. Dabei ist dann der Unterschied zwischen Selbständig und Unternehmer von Bedeutung. Denn in diesem Quadranten finden sich Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber die sich nicht bemerkbar machen. Deshalb werden sie oft nicht erledigt, weil niemand da ist, der sagt: „Das muss erledigt werden“!

Gleichzeitig ist dieses Segment ganz wichtig, wenn Sie Ihr Unternehmen weiterentwickeln möchten. Denn viele Ihrer Mitbewerber werden sich um diese Aufgaben nicht kümmern. Meistens finden sich hier strategische Aufgaben, deren Auswirkungen nicht sofort bemerkbar werden. Hier dreht sich alles um Visionen, Perspektiven und die Abwehr zukünftiger Krisen. 

Alle Aufgaben aus diesem Bereich sind sozusagen „Arbeit von heute für morgen“.

„Dringend und nicht wichtig“

Diesen Bereich sollten Sie als Unternehmer nicht betreten! Alle Aufgaben aus diesem Segment sollten Sie nach Möglichkeit delegieren. Falls Sie diese Aufgaben selbst übernehmen, werden Sie sich wahrscheinlich wie ein Opfer, ohne Kontrolle über den Tagesablauf, fühlen.

„Nicht dringend und nicht wichtig“

Den vierten Quadranten, nicht dringend, nicht wichtig den gibt es gar nicht. Das sind die Aufgaben, die Sie niemals machen werden. Darin befinden sich die E-Mails, die in Ihrem Posteingang landen, die Sie ungelesen löschen. Das sind, die Aufgaben, bei denen niemand merkt, wenn sie nie erledigt werden. Denn sie sind weder wichtig noch dringend.